Erstellen, versenden sowie empfangen und verarbeiten von E-Rechnungen

Ihr Unternehmen möchte elektronische Rechnungen erstellen und versenden sowie empfangen und verarbeiten? Nicht einfache PDFs oder Papierrechnungen, sondern Rechnungen im strukturierten elektronischen Format gem. EN 16931 die ab 01.01.2025 in vielen Ländern Pflicht werden.

Immer mehr Länder führen eine Pflicht zur E-Rechnung ein. In Europa geschieht das auf dem Hintergrund der EU-Mehrwertsteuerreform. Nach dieser müssen die Rechnungsformate in allen Mitgliedsstaaten der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Das bedeutet, E-Rechnungen müssen ab 2025 ein strukturiertes elektronisches Format haben, das die maschinelle Verarbeitung der Daten ermöglicht. Dabei handelt es sich um eine Textdatei, in der die Rechnungsdaten in einer festgelegten hierarchischen Struktur enthalten sind.

Mit unserem neuen Funktionsmodul E-Rechnung zur Software-Suite „esi.bau“ funktioniert das reibungslos. Wie erfahren Sie nachfolgend.

Weitere Informationen zum Thema E-Rechnung finden Sie hier:

• E-Rechnungen: Pflicht zum Empfang ab Januar 2025
• Wachstumschancengesetz: Neues Zeitalter für deutsche Unternehmen
• Elektronischer Rechnungsaustausch: E-Reporting Modelle

Unterschiedliche Rechnungsformate

Unser Funktionsmodul E-Rechnung ermöglicht das erstellen, versenden sowie den Empfang und die Verarbeitung von zahlreichen Formaten, wie z.B. XRechnung und ZUGFeRD aus Deutschland. Um E-Rechnungen für alle Unternehmen unabhängig ihrer Größe und verfügbaren Ressourcen umsetzbar zu machen, hat Deutschland zusammen mit Frankreich ein Hybridformat entwickelt: ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X. Mithilfe dieses Standards werden die beiden verbreitetsten Rechnungsformate XML und PDF vereint. ZUGFeRD 2.0 und Factur-X sind identisch, allerdings wird international die Bezeichnung Factur-X verwendet.

"esi.bau" macht die eigentlich nur von Maschinen lesbaren E-Rechnungen bei der Übernahme, Rechnungsbearbeitung und Prüfung ähnlich einem PDF für das menschliche Auge mit einem dafür integrierten Viewer lesbar. Auch alle anderen Dokumente, die wie die E-Rechnung auf der Auszeichnungssprache des XML-Standards UBL und CII beruhen, werden automatisch und zuverlässig übernommen und verarbeitet. Das können z.B. Lieferscheine sein, die zum Rechnungsvorgang gehören. Bei der Rechnungserstellung können Sie neben einer Ausgabe im ZUGFeRD Format optional auch nur die Ausgabe als XRechnung mit der UBL oder CII Syntax wählen.

Und so funktioniert es

Ihre Eingangsrechnungsbelege (ZUGFeRD oder XRechnung), die als E-Mail-Anhänge oder über einen Weblink oder von einem Portal durch den RG-Steller bereitgestellt werden, speichern Sie in einem bliebigen Ordner nach Ihrer Wahl. Dieser kann sich sowohl lokal wie auch auf einem Netzlaufwerk, Fileserver, One-Drive-, oder SharePoint-Verzeichnis befinden. Wird DocuWare als DMS-System eingesetzt erfolgt die Ablage im entsprechenden Briefkorb zur automatischen Archivierung und Datenextraktion.

Die Rechnungsdaten aus den jeweiligen Rechnungsdateien können dann direkt effizient für weitere Prozesse genutzt werden, etwa zur Übernahme, Prüfung, Bearbeitung und Freigabe der Rechnung.

Dafür sind nur wenige Einstellungen nötig:

• Definieren Sie einmalig den Quellpfad zu dem Ordner in dem Sie die Belege gespeichert haben.
• Definieren Sie einmalig den Zielort an dem die Belege (E-Rechnung auch mit Anhängen und Dateien) archiviert werden.

Schon sind Sie bereit und in der Lage, E-Rechnungen rechtskonform empfangen und verarbeiten zu können.

"esi.bau" stellt automatisch aus dem vordefinierten Ordner alle Belege übersichtlich zur Auswahl bereit. Wird ein Beleg zur Auswahl gewählt, erfolgt direkt eine lesbare, visuelle Darstellung des Beleginhaltes. Entspricht dieser den gesetzlichen Anforderungen (formelle Prüfung) können Sie diesen dann direkt in das System übernehmen, eine manuelle Eingabe ist daher nicht mehr erforderlich. Nach erfolgter Übernahme wird der Beleg aus dem Quellordner entfernt und im Zielordner abgelegt. Je nachdem wo sich der Zielordner befindet, z.B. MS SharePoint oder einem DMS-System, erfolgt eine revisionssichere Archivierung.

Bei der Übernahme erfolgt eine automatische Überprüfung bei der Datenextraktion in wie weit der Beleg bereits schon vorhanden ist. Sofern der RG-Steller noch nicht im System vorhanden ist, sorgt "esi.bau" dafür, dass dieser automatisch angelegt wird. Alle relvanten Daten zum RG-Steller aus dem RG-Beleg werden übernommen. Ist der RG-Steller bereits vorhanden werden evtl. in den Stammdaten nicht vorhandene Daten wie z.b. Steuernummer, MwSt-Satz, E-Mailadresse etc. automatisch ergänzt. Auf bereits vorhandene, abweichende Stammdaten wird hingewiesen, diese können dann optional aktualisiert werden.

Gem. den gesetzlichen Vorgaben können Sie mit Ihrem Auftragnehmer vereinbaren in welchem Format eine E-Rechnung übermittelt werden soll. Dies kann sowohl als ZUGFeRD wie auch XRechnung erfolgen wobei hier zwischen der XML-Syntax UBL oder CII unterschieden wird. Wird eines dieser Formate von Ihnen als RG-Empfänger gewünscht und/oder vertraglich vereinbart, können diese Formate dann bei den Stammdaten des Unternehmers hinterlegt werden. Bei einer Übernahme prüft das System dann ob die Rechnung im vereinbarten Format vorliegt; ist dies nicht der Fall wird die Übernahme vom System abgelehnt. Ist kein bestimmtes Format vereinbart wird der Beleg entsprechend automatisch übernommen.

Für ausgehende E-Rechnungen können Sie ebenfalls, sofern mit dem RG-Empfänger ein bestimmtes Format vereinbart wurde, diese Vorgaben in den Stammdaten des Empfängers hinterlegen. Bei der RG-Erstellung erfolgt diese dann in dem vereinbarten Format. Ist hierzu keine bestimmte Vereinbarung mit dem RG-Empfänger getroffen erfolgt standardmäßig die Erzeugung einer E-Rechnung als ZUGFeRD Rechnung.

Hinweis: Als optionale Funktion zum Modul E-Rechnung wird es demnächst die Möglichkeit geben die Rechnungsablage zu automatisieren. Hierbei werden z.B. E-Rechnungen direkt aus einer E-Mail ausgelesen nebst den dazugehörigen Anhängen und Dateien und vollautomatisch in den Belegordner von "esi.bau" übernommen. Dies gilt auch für E-Rechnungen die z.B. in MS SharePoint oder OneDrive abgelegt sind oder wurden.

Auf allen Systemen

Mit unserem neuen Funktionsmodul können Sie direkt und sofort die volle Funktionalität für das Erstellen und Versenden sowie das Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen, die Sie per E-Mail als ZUGFeRD oder als XRechnung im entsprechenden Format erhalten, nutzen.

Wenn Sie unsere Software-Suite als lokales System (OnPremis-Lösung) verwenden, steht Ihnen das neuen Funktionsmodul als Zusatzmodul zur Verfügung. Wir erstellen Ihnen hierzu gern ein entsprechendes Angebot. Die Verfügbarkeit und Bereitstellung des neuen Funktionsmoduls ist für Ende November 2024 vorgesehen und kann nach rechtzeitiger Bestellung ab Anfang Dezember 2024 ausgeliefert und installiert werden.

Kunden die unsere Software-Suite im Rahmen eines SaaS-Vertrages (Software as a Service) als Abonnement oder auch zusammen mit IaaS Leistungen gebucht haben können das neue Funktionsmodul zum bestehenden Vertrag hinzubuchen. Diese erhalten ab Ende Oktober hierzu rechtzeitig ein entsprechendes Angebot. Verfügbarkeit und Bereitstellung wie vor.

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